"사무실 전화 응대 요령: 기본 매너부터 상황별 대응까지"

☎️ 사무실 전화 응대 기본 매너

1. 빠른 응답

전화벨이 3번 이상 울리기 전에 받는 것이 좋습니다. 늦게 받을 경우, "전화가 늦어 죄송합니다"라고 사과의 말을 전하는 것이 예의입니다.

2. 명확한 인사

전화를 받으면 먼저 회사명과 자신의 이름을 밝히고 인사합니다. 예: "안녕하세요, ○○회사 ○○입니다."

3. 친절한 태도

밝고 명확한 목소리로 응대하며, 상대방의 말을 경청하는 자세를 유지합니다.

4. 정확한 메모

상대방의 이름, 연락처, 문의 내용을 정확히 기록하여 필요한 부서나 담당자에게 전달합니다.

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🧭 상황별 전화 응대 요령

🔄 다른 부서로 연결이 필요한 경우

상대방의 용건을 파악한 후, 해당 부서로 연결하기 전에 "잠시만 기다려 주시겠습니까? ○○부서로 연결해 드리겠습니다."라고 안내합니다. 연결 후에도 상대방이 혼란스럽지 않도록 주의합니다.

📞 부재중인 담당자를 대신할 때

담당자가 자리에 없을 경우, "죄송합니다. ○○님은 현재 자리에 계시지 않습니다. 메모를 남겨주시면 전달해 드리겠습니다."라고 안내하고, 필요한 정보를 정확히 기록합니다.

🗣️ 불만이나 항의를 받을 때

상대방의 말을 끊지 않고 끝까지 경청한 후, "말씀해 주셔서 감사합니다. 해당 내용은 관련 부서에 전달하여 빠르게 조치하겠습니다."라고 응대합니다. 감정적으로 대응하지 않도록 주의합니다.

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🛠️ 전화 응대 향상을 위한 팁

• 전화 응대 스크립트 활용: 자주 묻는 질문이나 상황에 대한 응대 스크립트를 마련하여 일관된 서비스를 제공합니다.
• 정기적인 교육 실시: 직원들에게 정기적인 전화 응대 교육을 실시하여 서비스 품질을 유지합니다.
• 피드백 수집: 고객의 피드백을 수집하여 응대 방식의 개선점을 찾아 반영합니다.